Projektmanagement

1. Grundlagen des Projektmanagements

Warum scheitern Projekte?

• Unklare Zielsetzung - Ziele nicht präzise definiert
• Schlechte Kommunikation - Mangelnde Abstimmung zwischen Beteiligten
• Mangelnde Ressourcenplanung - Zeit, Budget oder Personal falsch eingeschätzt
• Budget falsch eingeschätzt - Kosten unterschätzt oder überschritten
• Widerstand der Stakeholder - Bevölkerung, Belegschaft lehnen Projekt ab
• Umwelt-/Rechtliche Auflagen - Unerwartete behördliche Anforderungen

Erfolgsfaktoren für Projekte

1. Kontrolle zeitlicher Abläufe mit flexibler Anpassung
2. Gutes Budgetmanagement - realistische Kostenplanung
3. Gute Projektstruktur - klare Aufgabenverteilung
4. Effektive Kommunikation - regelmäßiger Austausch
5. Kompetente Mitarbeiter - passende Qualifikation für das Projekt

2. Projektmerkmale vs. Routineaufgaben

Aspekt	Projekt	Routineaufgabe
Neuartigkeit	Einmalig, innovativ	Wiederholend, bekannt
Komplexität	Komplex, vielschichtig	Standardisiert, einfach
Zeitrahmen	Befristet (z.B. 3 Monate)	Dauerhaft, unbegrenzt
Zielperspektive	Eindeutiges Endergebnis	Kontinuierliche Prozesse
Organisation	Temporäres Team	Feste Organisationsstruktur
Budget	Eigenes Projektbudget	Operatives Budget

Projekttypen

• Interne Projekte - innerhalb der Organisation (z.B. neue Kantinengericht)
• Externe Projekte - für externe Auftraggeber
• IT-Projekte - Software-/Hardwareentwicklung
• E-Business-Projekte - Online-Geschäftsmodelle
• Bildungsprojekte - Schulungen, Weiterbildung

3. Phasenmodelle im Projektmanagement

Wasserfallmodell

Merkmale:

• Linear-sequentieller Ablauf
• Klare Phasenabgrenzung
• Jede Phase muss abgeschlossen sein vor der nächsten
  Vorteile:
• Einfach und übersichtlich
• Klare Struktur und Kontrolle
• Gut planbar
  Nachteile:
• Wenig flexibel bei Änderungen
• Späte Erkennung von Problemen
• Rückkehr zu früheren Phasen schwierig

Spiralmodell

Merkmale:

• Iterativ-inkrementeller Ansatz
• Risikoorientierte Entwicklung
• Mehrfache Durchläufe der Phasen
  Vorteile:
• Risikominimierung durch frühe Erkennung
• Flexible Anpassung möglich
• Kontinuierliche Verbesserung
  Nachteile:
• Hoher Planungs- und Koordinationsaufwand
• Schwer vorhersagbare Dauer und Kosten
• Komplexe Projektsteuerung

Vierphasenmodell

Phasen:

1. Initiierung/Definition
2. Planung
3. Durchführung
4. Abschluss
   Vorteile:

• Strukturiert und kontrollierbar
• Klare Meilensteine
• Gute Übersicht über Fortschritt
  Nachteile:
• Kann starr sein
• Weniger agil als iterative Modelle

4. Projektinitiierung und -definition

Projektantrag und -vertrag

Reihenfolge der Vertragsschritte:

1. Auftraggeber sendet Anfrage
2. Anforderungen formulieren (vorläufiges Lastenheft)
3. Beratung durch Auftragnehmer
4. Grobe Planung und Lösungsentwurf
5. Detailliertes Pflichtenheft erstellen
6. Projektvertrag abschließen

Lasten- vs. Pflichtenheft

• Lastenheft (Auftraggeber): WAS und WOFÜR wird gefordert?
• Pflichtenheft (Auftragnehmer): WIE und WOMIT wird es realisiert?

Meilensteine

• Wichtige Teilziele im Projektablauf
• Überprüfbare Ergebnisse zu definierten Zeitpunkten
• Basis für Projektcontrolling

Magisches Dreieck

Die drei Projektziele stehen in Konflikt zueinander:

• Zeit (Termine)
• Kosten (Budget)
• Qualität (Leistung)
  Regel: Maximal zwei der drei Ziele können vollständig erfüllt werden.

5. Projektziele

Zieltypen

1. Leistungsziele (Sachziele) - Was soll erreicht werden?
2. Ökonomische Ziele - Kostenrahmen, Wirtschaftlichkeit
3. Soziale/personelle Ziele - Mitarbeiterzufriedenheit, Teambuilding
4. Ökologische Ziele - Nachhaltigkeit, Umweltschutz
5. Sonstige Ziele - Image, Lernerfahrung

SMART-Ziele

Ziele müssen formuliert sein:

• Spezifisch - eindeutig und konkret
• Messbar - quantifizierbar
• Akzeptiert - vom Team getragen
• Realistisch - erreichbar
• Terminiert - zeitlich definiert
  Beispiel:
  ❌ “Ich will weniger rauchen”
  ✅ “Ich reduziere das Rauchen auf 2 Zigaretten täglich bis zum 31.12.”

6. SWOT-Analyse

Strategisches Planungsinstrument zur Bewertung von:

Stärken (Strengths)	Schwächen (Weaknesses)
Interne positive Faktoren	Interne Verbesserungsbereiche
Ressourcen, Kompetenzen	Defizite, Nachteile

Chancen (Opportunities)	Risiken (Threats)
Externe Möglichkeiten	Externe Bedrohungen
Markttrends, Kooperationen	Wettbewerb, Regulierung

7. Kick-Off-Meeting

Zeitpunkt: Projektstart nach Vertragsabschluss
Teilnehmer: Alle Projektbeteiligten (Team, Stakeholder, Auftraggeber)
Ziele:

• Information über Projektziele und Rahmen
• Motivation des Teams
• Klärung von Rollen und Zuständigkeiten
• Aufbau der Teambeziehungen

8. Projektplanung

Projektstrukturplan (PSP)

• Hierarchische Gliederung aller Projektaufgaben
• Orientierung: objekt-, tätigkeits- oder gemischtorientiert
• Basis für weitere Planungsinstrumente

Vorgangsliste

Objekte: Konkrete Gegenstände/Materialien
Tätigkeiten: Zu erledigende Aktivitäten

• Nummerierung und Abhängigkeiten definieren

Netzplan

• Grafische Darstellung der Vorgangsbeziehungen
• Zeitliche Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen
• Kritischer Pfad: Längste Kette von Vorgängen ohne Puffer
  Wichtige Begriffe:
• FAZ: Frühester Anfangszeitpunkt
• FEZ: Frühester Endzeitpunkt
• SAZ: Spätester Anfangszeitpunkt
• SEZ: Spätester Endzeitpunkt
• GP: Gesamtpuffer
• FP: Freier Puffer

Gantt-Diagramm

• Balkendiagramm für Projekttermine
• X-Achse: Zeitachse
• Y-Achse: Arbeitspakete/Vorgänge
• Visualisiert Parallelarbeit und Abhängigkeiten

9. Projektdurchführung

Kernaktivitäten:

• Umsetzung der Arbeitspakete gemäß Plan
• Kontinuierliche Überwachung von Zeit, Budget, Qualität
• Steuerung bei Abweichungen - Gegenmaßnahmen einleiten
• Regelmäßige Kommunikation mit allen Beteiligten
• Lückenlose Dokumentation aller Entscheidungen

10. Projektabschluss

Abschlussbesprechung:

• Bewertung der Projektergebnisse
• Übergabe an den Betrieb
• Freigabe der Ressourcen
  Lessons Learned:
• Was lief gut? Erfolge identifizieren und für künftige Projekte nutzen
• Was kann verbessert werden? Schwachstellen analysieren
• Dokumentation für Wissensdatenbank

11. Stakeholder und Kommunikation

Stakeholder-Portfolio

Eingruppierung der Projektbeteiligten:

• Befürworter - unterstützen das Projekt
• Gegner - lehnen das Projekt ab
• Neutrale - unentschieden oder unbeteiligt

Teamentwicklungsphasen

1. Forming - Kennenlernen, Orientierung
2. Storming - Konflikte und Meinungsverschiedenheiten
3. Norming - Regeln etablieren, Zusammenhalt
4. Performing - Effiziente Zusammenarbeit

12. Kosten und Ressourcen

Kostenplanung

Aufbauend auf:

• Projektstrukturplan
• Ressourcenplan
  Funktionen:
• Wirtschaftlichkeit ermitteln
• Projektbudget kalkulieren
• Projektkosten überwachen
• Projekterfolg messen
  Häufigste Abweichungen: Kostenbereich (Zeit und Budget)

13. Argumentation und Präsentation

Argumentationskette

1. These - Behauptung aufstellen
2. Begründung - Warum ist das so?
3. Stützung - Beispiele, Belege, Erläuterungen
4. Folgerung - Schlussfolgerung und Rückführung
   Wichtig: Auch Gegenargumente berücksichtigen und entkräften!

Diagrammtypen

• Gantt-Diagramm - Zeitplanung
• Netzplan - Abhängigkeiten
• Kreisdiagramm - Anteile
• Säulendiagramm - Vergleiche
  Achtung vor Manipulation:
• X-Achse beginnt nicht bei Null
• Y-Achse gestaucht/gestreckt
• Irreführende 3D-Darstellung
• Ungeeignete Diagrammart